Anteriormente lanzamos la pregunta de si los dirigentes somos la raíz del problema y con algunos matices me atrevería decir que sí. Cierto es que no hace falta fustigarse por ello: Si somos la raíz del problema, probablemente también la solución la tenemos nosotros. Y es que en nuestras manos está pertenecer en una organización saludable. ¿Te apetece?
Generalmente todas las organizaciones y en particular las clínicas veterinarias hacemos Rounds o reuniones. En nuestro caso hacíamos reuniones fuera del horario laboral cada tres meses y un resumen semanal cada semana. Actualmente hacemos Rounds a diario y los equipos de trabajo en privado periódicamente. Aparte de estos rounds también nos juntamos para repasar temas o protocolos, que en el día a día se nos hace difícil de trabajar, por el poco tiempo que tenemos. La pregunta es obvia: ¿De dónde se saca el tiempo?
Debo de reconocer que al principio fue una tarea complicada ya que las agendas que teníamos por suerte siempre estaban llenas e intentábamos hacer los rounds cuando encontrábamos algún momento. Como comprenderéis encontrar el momento en que todos los integrantes de la clínica tuviéramos una disponibilidad real para juntarnos era imposible, así que lo agendamos. Aun así, los problemas de tiempo persistían hasta que pusimos conciencia de la importancia real que tenían los rounds. Hoy en día no se si podríamos trabajar sin los rounds. Para nosotros tan importante es una visita clínica como podernos reunir para poder expresarnos, y tomar decisiones.
Supongo que la siguiente pregunta es, ¿de qué hablamos en los rounds? Lógicamente de casos clínicos, pero también de gestión, de planes de acción, de protocolos, de incidencias internas y externas, de campañas publicitarias, de ideas nuevas, de producto, de nosotros, de cómo estamos …… De todo. Verlo es bonito, vivirlo es de la mejor sensación del día.
Debo decir que no siempre fue así. Imaginad que entras en una reunión y todos hablan a la vez y además cada uno ha venido hablar de su libro. O Imaginad que entras en la reunión y nadie tiene nada que decir. En muchas ocasiones nos dimos cuenta de que el foco no era el correcto y en otras ocasiones nos oíamos, pero no nos escuchábamos.
¿Creéis que sabemos escuchar? ¿sin interrupciones? ¿sin pisarnos cuando uno tiene la palabra? ¿Dejando que termine de exponer lo que tenemos que escuchar? ¿Sin juzgar? ¿de una forma activa? ¿Comprendiendo lo que dice nuestro compañero? ¿Sin personalizar, aunque no nos guste escuchar lo que oímos?
Como todo en la vida requiere entrenamiento. Cuando empezamos con los rounds era un atentico caos. Solo haba ruido y poco contenido interesante. Pasábamos horas hablando de clientes, de lo poco que nos comprendían, de lo poco que conseguíamos transmitir. Hablábamos de desanimo, de la impotencia que sentíamos al ser incomprendidos. Hablábamos de la desigualdad de trato entre auxiliares y veterinarios. malgastábamos más rato en hablar del cliente que del paciente. Despreciábamos un tiempo escaso en hablar de todo nuestro entorno y no de nosotros mismos.
Para revertir la situación tuvimos que ponernos en los zapatos del otro (empatizar), o, mejor dicho, caminar con sus zapatos y dejar de juzgar. Designamos un responsable que hace de moderador y que apunta todo lo que se habla en el Round para poder tener luego un Raport. Pusimos herramientas para saber de los temas de que se va a hablar en los ronds, de en qué situación están los temas mencionados y quien es el responsable de cada tema para luego tener un mejor feedback. Creamos un espacio tranquilo y relajado dentro del horario laboral, pero exento de clientes para poder reunirnos en un ambiente de trabajo propicio para poder escucharnos y sacar lo mejor de nosotros mismos. Le dimos el valor y la importancia en la gestión del tiempo.